ERP系統(tǒng)中，成本模塊與排程模塊式兩個(gè)瓶頸模塊?，F(xiàn)在雖然不少企業(yè)都上了ERP系統(tǒng)，但是，使用成本模塊的企業(yè)卻不少，用的好的企業(yè)更是鳳毛麟角。為什么成本模塊在企業(yè)中不能好好利用呢?其內(nèi)在的原因是什么呢?

 

有不少文章在談?wù)撊绾纬晒?shí)施ERP項(xiàng)目，但是，對(duì)于其敗筆卻很少有人提及。今天，我就做個(gè)第一個(gè)吃螃蟹的人，談?wù)勗贓RP系統(tǒng)成本模塊實(shí)施的時(shí)候存在的一些敗筆。

 

一、 錯(cuò)誤積少成多、積小成大。

 

眾所周知，ERP系統(tǒng)中的成本模塊，是一個(gè)統(tǒng)計(jì)模塊，其計(jì)算所需的數(shù)據(jù)來(lái)之于其它各個(gè)模塊。如材料成本的計(jì)算來(lái)源采購(gòu)模塊、生產(chǎn)模塊、庫(kù)存模塊;制造費(fèi)用等來(lái)之與財(cái)務(wù)模塊;人工費(fèi)用來(lái)之與人事模塊;各種費(fèi)用的分?jǐn)倎?lái)之與ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)管理模塊。

 

用戶(hù)操作的時(shí)候，他們沒(méi)有全局的認(rèn)識(shí)。因?yàn)樽约涸谙到y(tǒng)操作的時(shí)候，出現(xiàn)一些小錯(cuò)誤，沒(méi)什么關(guān)系，沒(méi)有引起足夠多的重視。如在采購(gòu)訂單的價(jià)格中，誤把含稅的價(jià)格當(dāng)做不含稅的價(jià)格;采購(gòu)價(jià)格錯(cuò)誤沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)，等到下月初對(duì)帳或者付款時(shí)才發(fā)現(xiàn)，但是，此時(shí)成本已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)，發(fā)現(xiàn)再修改已經(jīng)為時(shí)已晚;制造費(fèi)用、人工費(fèi)用等的收集與分?jǐn)偛皇呛軠?zhǔn)確、不是很合理。

 

所有這些用戶(hù)本來(lái)都不怎么重視的問(wèn)題，但是，這些小問(wèn)題匯聚在一起，就成了大問(wèn)題。就象各條小溪最成會(huì)匯聚成一條大河一樣，問(wèn)題也會(huì)積少成多、積小成達(dá)。所以，最終導(dǎo)致了成本模塊的使用效果不好，成本計(jì)算的成果不準(zhǔn)確。

 

最明顯的用戶(hù)容易忽視的錯(cuò)誤主要有以下幾個(gè)方面：

 

1、 采購(gòu)價(jià)格錯(cuò)誤。按照企業(yè)的常規(guī)做法，企業(yè)跟供應(yīng)商對(duì)帳的時(shí)候一般都不是本月發(fā)生的，有可能是塊到付款期的時(shí)候才會(huì)核對(duì)。而企業(yè)的成本是每月結(jié)轉(zhuǎn)的，若在成本結(jié)轉(zhuǎn)后，再發(fā)現(xiàn)價(jià)格有錯(cuò)誤，而重新計(jì)算成本的話，明顯工作量過(guò)大。所以，一般即使在日后發(fā)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格有錯(cuò)誤，也不會(huì)去更改已經(jīng)發(fā)生的成本金額。ERP系統(tǒng)也是如此，不會(huì)對(duì)已經(jīng)做過(guò)成本結(jié)轉(zhuǎn)的月份重新進(jìn)行計(jì)算。所以，即使發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后，再改正價(jià)格，那也來(lái)不及了。所以，企業(yè)若要成本模塊使用效果好的話，最好改變現(xiàn)在的供應(yīng)商對(duì)帳方式，要求在月底前，即企業(yè)成本結(jié)轉(zhuǎn)之前，完成相關(guān)的對(duì)帳工作，要確保ERP系統(tǒng)在成本運(yùn)算之前，采購(gòu)價(jià)格的準(zhǔn)確性。

 

2、 在產(chǎn)品、成品之間成本分?jǐn)偛缓侠?。在制造企業(yè)中，不可能一到月底，生產(chǎn)線上所有的產(chǎn)品都能完工入庫(kù)，車(chē)間或多或少會(huì)留有一些在產(chǎn)品。企業(yè)當(dāng)月發(fā)生的成本，包括材料成本、制造費(fèi)用、人工費(fèi)用，若在成品與在產(chǎn)品之間分配不合理的話，也會(huì)影響成本的準(zhǔn)確性。如很多企業(yè)，不管企業(yè)實(shí)際情況，都把當(dāng)月發(fā)生的實(shí)際成本都攤銷(xiāo)到當(dāng)月的成品中去。如當(dāng)月發(fā)生的成本共有100萬(wàn)，其實(shí)，有20萬(wàn)成本是花在那些在產(chǎn)品上，而不能簡(jiǎn)單的攤到成品上了事。在產(chǎn)品、成品之間成本的分?jǐn)偡绞剑泻芏喾椒?，如約當(dāng)產(chǎn)量法、固定比例法等等，ERP系統(tǒng)一般都支持這些更加合理的分配方法。

 

3、 制造費(fèi)用、人工費(fèi)用的分?jǐn)偨y(tǒng)計(jì)問(wèn)題。很多企業(yè)平時(shí)不注重這些數(shù)據(jù)的收集，什么都來(lái)個(gè)大概。特別是工時(shí)數(shù)據(jù)，其采用的還是5年以前統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)，隨著自動(dòng)流水線的建立、管理方法的改進(jìn)，現(xiàn)有的工時(shí)數(shù)據(jù)與以前的工時(shí)數(shù)據(jù)已經(jīng)有比較大的區(qū)別，此時(shí)，如企業(yè)仍然一成不變，沿用以前的工時(shí)數(shù)據(jù)的話，計(jì)算出來(lái)的成本怎么會(huì)準(zhǔn)確呢?雖然說(shuō)人工費(fèi)用、制造費(fèi)用對(duì)于生產(chǎn)制造企業(yè)來(lái)說(shuō)，比例不是很大，但是，其絕對(duì)金額還是蠻大的。

 

這些錯(cuò)誤若獨(dú)立的看，看能都不是大問(wèn)題。但是，若這些問(wèn)題匯聚起來(lái)，就象滾雪球一樣，會(huì)越滾越大，最后成為一個(gè)難以消化的大難題。若想成本模塊運(yùn)算準(zhǔn)確，就一定要從小處著眼，從細(xì)節(jié)做起。

 

 

三、手工計(jì)算方法陳舊，與ERP計(jì)算方法不符合。

 

很多企業(yè)成本計(jì)算方法落后，或者與現(xiàn)實(shí)不符。他們的一些簡(jiǎn)化計(jì)算方法，ERP系統(tǒng)無(wú)法支持，從而造成了ERP計(jì)算結(jié)果與財(cái)務(wù)成本會(huì)計(jì)實(shí)際計(jì)算的差異。

 

如關(guān)于材料成本的計(jì)算問(wèn)題?，F(xiàn)在很多企業(yè)，在計(jì)算材料成本的時(shí)候，采用比較簡(jiǎn)便的做法，如材料的成本價(jià)格其按照的是最近的采購(gòu)單價(jià)為基礎(chǔ)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。如此，若企業(yè)用庫(kù)存材料進(jìn)行生產(chǎn)的時(shí)候，材料成本的統(tǒng)計(jì)就無(wú)法反映材料真實(shí)的生產(chǎn)成本。如企業(yè)生產(chǎn)某批產(chǎn)品，其需要500千克的某種原材料，其中，200千克的材料用的是以前的庫(kù)存材料，是以100元/千克的價(jià)格購(gòu)進(jìn)的;剩余的300千克材料，是最近購(gòu)進(jìn)的，其價(jià)格為90元/千克。而用戶(hù)在統(tǒng)計(jì)材料成本的時(shí)候，其用的就是90元/千克的單價(jià)，這與實(shí)際生產(chǎn)的成本就有差異，用這種方法，計(jì)算出來(lái)的材料成本就比實(shí)際的材料成本要低2000元。若以這個(gè)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，統(tǒng)計(jì)企業(yè)的利潤(rùn)，那也就不可能準(zhǔn)確了。

 

以前用戶(hù)在手工操作的時(shí)候，可能是因?yàn)橛?jì)算工具的限制，所以，才采取了一些簡(jiǎn)便的做法。確實(shí)，如加權(quán)平均成本這種計(jì)算方法，若再手工操作階段，使用起來(lái)，確實(shí)有不少的困難。但是，有了ERP系統(tǒng)，就不一樣了。其實(shí)，ERP的成本模塊的操作比其他模塊要省力、省心許多，只要鼠標(biāo)點(diǎn)幾下按鈕，就可以完成了。

 

所以，企業(yè)若真的想把ERP模塊利用起來(lái)，就要先改善自己的成本計(jì)算方法。采用一些更加合理、更加能夠反映企業(yè)實(shí)際情況的一些計(jì)算方法，只有如此，才能夠提高成本模塊的利用效果，提高其成本統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性。

 

三、操作不當(dāng)造成的。

 

ERP系統(tǒng)操作不當(dāng)，也是造成成本模塊無(wú)法發(fā)揮其功能的原因之一。從以上的分析我們可以看出，其他模塊的操作會(huì)直接影響最終成本的計(jì)算。所以說(shuō)，若光從成本模塊考慮，其操作沒(méi)有多大的難度，但是，若結(jié)合其他模塊來(lái)說(shuō)，則就有可能很多不恰當(dāng)?shù)牟僮?，?huì)影響成本模塊的應(yīng)用。所以在，月底在成本結(jié)轉(zhuǎn)之前，要先對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行一定的檢查，看看是否符合成本結(jié)轉(zhuǎn)的要求。檢查的環(huán)節(jié)主要如下：

 

1、 單據(jù)操作是否恰當(dāng)。入庫(kù)單、領(lǐng)料單有否都審核了，其若沒(méi)有及時(shí)審核，會(huì)影響最后材料成本的統(tǒng)計(jì);退料單有否即時(shí)審核，退料單的開(kāi)立時(shí)，有沒(méi)有退回給對(duì)應(yīng)的生產(chǎn)訂單，退料單操作不當(dāng)，也會(huì)對(duì)成本的計(jì)算，造成影響。如退料的時(shí)候，若沒(méi)有對(duì)應(yīng)生產(chǎn)訂單，則其退料發(fā)生的金額會(huì)平均分?jǐn)偟疆?dāng)月所有的產(chǎn)品中去，而不是某張?zhí)囟ǖ纳a(chǎn)訂單。如某張生產(chǎn)訂單在生產(chǎn)時(shí)，一共領(lǐng)了200萬(wàn)的材料，但是，車(chē)間在生產(chǎn)這張生產(chǎn)訂單的時(shí)候，只用了180萬(wàn)材料。而車(chē)間對(duì)材料進(jìn)行退料動(dòng)作時(shí)，沒(méi)有把這20萬(wàn)的材料退回給這張生產(chǎn)訂單，如此，ERP系統(tǒng)在考慮這張生產(chǎn)訂單的成本時(shí)，就會(huì)把材料成本當(dāng)作200萬(wàn)來(lái)考慮，而不是180萬(wàn)。退回倉(cāng)庫(kù)的20萬(wàn)材料，就會(huì)分?jǐn)偟疆?dāng)月的所有產(chǎn)品上，會(huì)使其他的產(chǎn)品成本比實(shí)際的底。

 

2、 成本的結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)機(jī)不當(dāng)。ERP系統(tǒng)中，不是隨時(shí)都可以計(jì)算成本的，其應(yīng)運(yùn)要掌握一定的時(shí)機(jī)。如在當(dāng)月單據(jù)沒(méi)有核對(duì)清楚之前，就不能急忙的進(jìn)行成本結(jié)轉(zhuǎn)，要知道，成本結(jié)轉(zhuǎn)后，我們一般是不建議重新調(diào)整已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)過(guò)月份的生產(chǎn)成本的。成本模塊的計(jì)算，涉及到的計(jì)算量比較多，最后能有一個(gè)獨(dú)立的時(shí)間段來(lái)進(jìn)行運(yùn)作，以減少其他人對(duì)ERP的操作時(shí)，對(duì)成本計(jì)算的影響。

 

3、 一般企業(yè)，成本統(tǒng)計(jì)都是按照自然月來(lái)的，即從每月的1日到每月的最后一日截止為準(zhǔn)。但是，有些企業(yè)則不是，他們把自然月割斷了。如我遇到過(guò)一家客戶(hù)，就是以每月25日為結(jié)帳日。即把26日與次月的25日為一個(gè)月份，以此來(lái)計(jì)算成本。無(wú)論是按哪個(gè)日期來(lái)計(jì)算成本，一般都不是問(wèn)題。重要的是，企業(yè)要注意，就是周期要固定，不能空的時(shí)候成本一個(gè)月結(jié)一次，忙的時(shí)候半年結(jié)一次。這是不允許的。企業(yè)最好能夠每月結(jié)一次成本。

 

4、 還有，就是關(guān)于成本計(jì)算的方法。成本計(jì)算的方法有很多種，如分批法、產(chǎn)品法等等，材料成本統(tǒng)計(jì)也有許多方法，如先進(jìn)先出、加權(quán)平均成本等;在產(chǎn)品、成品的分?jǐn)偡椒ㄒ灿卸喾N。在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)上，要求成品計(jì)算方法要在一段時(shí)間內(nèi)保持不變。ERP也是如此。若某種成本計(jì)算方法確定后，要在一定的時(shí)間內(nèi)保持不變;就是沒(méi)辦法要變，最好也選擇一個(gè)自然年度為單位而改變。

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